Salesforce UAT: ένας πρακτικός οδηγός

Πότε χρειάζεστε UAT στο Salesforce

Οι δοκιμές αποδοχής χρηστών απαντούν σε ένα ερώτημα: μπορεί η επιχείρηση να κάνει τη δουλειά της σε αυτή την έκδοση του Salesforce; Τις κάνουν όσοι κάνουν τη δουλειά, με τα δικά τους λόγια, πριν φτάσει στην παραγωγή. Τις χρειάζεστε στις εξής στιγμές.

• Μια μετάβαση σε παραγωγή. Το πρώτο Sales Cloud ή Service Cloud, ή η μετάβαση από άλλο CRM.
• Ένα νέο cloud ή μια μεγάλη αλλαγή. Η προσθήκη του Service Cloud δίπλα στο Sales Cloud, το CPQ, μια νέα διασύνδεση με το ERP ή ένας νέος τρόπος δρομολόγησης υποθέσεων.
• Κάθε έκδοση του Salesforce. Το Salesforce έχει τρεις εκδόσεις τον χρόνο: Spring, Summer και Winter. Η έκδοση Winter κυκλοφορεί το φθινόπωρο και φέρει τον αριθμό του επόμενου έτους. Κάθε έκδοση μπορεί να αλλάξει τον τρόπο που λειτουργεί το org σας, ακόμη κι αν δεν αλλάξατε τίποτα εσείς.
• Το sandbox preview. Τα sandboxes σε ένα preview instance λαμβάνουν τη νέα έκδοση μερικές εβδομάδες πριν από την παραγωγή. Αυτό είναι το παράθυρό σας για δοκιμές. Πριν από κάθε έκδοση, η Salesforce δημοσιεύει ποια instances είναι στο preview και τι πρέπει να κάνετε για να παραμείνει ένα sandbox εκεί. Ελέγξτε το εγκαίρως, γιατί ένα refresh μπορεί να μεταφέρει ένα sandbox μέσα ή έξω από το preview.

Μια μετάβαση σε παραγωγή χρειάζεται πλήρες UAT. Μια έκδοση χρειάζεται μια συντομότερη δοκιμή regression των διαδικασιών που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Περισσότερα στην ενότητα Μετά τη μετάβαση σε παραγωγή.

Το sandbox

Μην κάνετε ποτέ δοκιμές στην παραγωγή. Το Salesforce έχει τέσσερις τύπους sandbox. Δύο από αυτούς είναι κατάλληλοι για UAT.

Σχεδιάστε το refresh

Ένα refresh αντικαθιστά τα πάντα στο sandbox με ένα νέο αντίγραφο της παραγωγής. Κάθε τύπος sandbox έχει ελάχιστο χρόνο μεταξύ των refresh, και το Full sandbox έχει τον μεγαλύτερο. Γι’ αυτό σχεδιάστε το:

• Κάντε refresh πριν από το UAT, ποτέ κατά τη διάρκειά του. Ελέγξτε πότε μπορεί να γίνει το επόμενο refresh του sandbox.
• Κάντε deploy της έκδοσης στο sandbox μετά το refresh. Ό,τι υπήρχε μόνο στο sandbox χάνεται.
• Κάντε τα βήματα μετά από ένα refresh: στρέψτε τις διασυνδέσεις και τα named credentials σε συστήματα δοκιμών, όχι στην παραγωγή, και απενεργοποιήστε τα προγραμματισμένα jobs που δεν πρέπει να εκτελούνται.
• Ελέγξτε το email deliverability. Ένα νέο sandbox ή ένα sandbox μετά από refresh στέλνει μόνο email συστήματος. Οι απαντήσεις web-to-lead, οι εγκρίσεις και τα email υποθέσεων χρειάζονται περισσότερα, αλλά ένα Full sandbox περιέχει τις πραγματικές διευθύνσεις email των επαφών σας. Χρησιμοποιήστε διευθύνσεις δοκιμών πριν το ανοίξετε.

Δεδομένα δοκιμών

Οι δοκιμαστές χάνουν ώρες όταν τα δεδομένα δεν είναι έτοιμα. Προετοιμάστε τα πριν από την πρώτη ημέρα δοκιμών:

• Λογαριασμοί και επαφές για κάθε τύπο πελάτη που δοκιμάζετε, με τον σωστό κάτοχο, περιοχή και record type.
• Προϊόντα και τιμοκατάλογοι. Ένα προϊόν χρειάζεται τιμή στον βασικό τιμοκατάλογο (standard price book) πριν μπει σε άλλο τιμοκατάλογο. Ελέγξτε ότι οι τιμοκατάλογοι κάθε ομάδας πωλήσεων είναι ενεργοί.
• Ανοιχτές εγγραφές για να δουλέψουν: ευκαιρίες σε διαφορετικά στάδια, ανοιχτές υποθέσεις και υποθέσεις κοντά σε ένα milestone, αν δοκιμάζετε entitlements.
• Όχι πραγματικά προσωπικά δεδομένα όπου μπορείτε να το αποφύγετε. Ένα Full sandbox αντιγράφει τα πάντα, γι’ αυτό αποκρύψτε ή ανωνυμοποιήστε ό,τι δεν χρειάζεται να βλέπουν οι δοκιμαστές.

Χρήστες ανά προφίλ και permission set

Ένα UAT αποδεικνύει ότι κάθε ρόλος μπορεί να κάνει τη δουλειά του, και μόνο τη δουλειά του. Δημιουργήστε έναν χρήστη δοκιμών για κάθε συνδυασμό προφίλ, ρόλου και permission sets που δοκιμάζετε, όπως πωλητής, διευθυντής πωλήσεων και εκπρόσωπος εξυπηρέτησης. Κάθε δοκιμαστής έχει τον δικό του χρήστη, ώστε δύο άτομα να μη δουλεύουν ποτέ ταυτόχρονα με τον ίδιο χρήστη.

Μετά από ένα refresh, το Salesforce προσθέτει το όνομα του sandbox σε κάθε username και .invalid στη διεύθυνση email κάθε χρήστη. Ορίστε ως email κάθε χρήστη δοκιμών μια διεύθυνση που διαβάζει ο δοκιμαστής, αλλιώς οι επαναφορές κωδικού πρόσβασης και τα email εγκρίσεων δεν φτάνουν πουθενά.

Το Log in as επιτρέπει σε έναν διαχειριστή να βλέπει το Salesforce μέσα από τα μάτια άλλου χρήστη. Είναι καλός τρόπος για να εξετάσει ένα πρόβλημα που αναφέρει ένας δοκιμαστής. Για την ίδια τη δοκιμή, οι δοκιμαστές χρησιμοποιούν τον δικό τους χρήστη δοκιμών: έτσι ξέρετε ότι το προφίλ και τα permission sets είναι σωστά.

Τι να πείτε στους δοκιμαστές για το sandbox

• Τη διεύθυνση του sandbox. Περιέχει το όνομα του sandbox, ή συνδέονται μέσω του test.salesforce.com. Η κανονική σελίδα σύνδεσης του Salesforce ανοίγει την παραγωγή.
• Το username τους, που τελειώνει με το όνομα του sandbox, και πώς παίρνουν τον κωδικό πρόσβασής τους.
• Ότι τα δεδομένα είναι δεδομένα δοκιμής: τίποτα από όσα κάνουν δεν φτάνει σε πραγματικό πελάτη και τίποτα από όσα βλέπουν δεν είναι επίκαιρο.
• Ποιον να καλέσουν όταν δεν μπορούν να συνδεθούν, πριν χάσουν ένα πρωινό.

Στο UAT StudioΚάθε δοκιμαστής έχει ένα Test role και ένα Test account, που εμφανίζονται στην κορυφή των δοκιμών του ως Log in as …. Οι Notes for testers περιέχουν τη διεύθυνση του sandbox, τα γραμματοκιβώτια δοκιμών και ποιον να καλέσουν.

Σενάρια ελέγχου από user stories και διαδικασίες

Ξεκινήστε από τις διαδικασίες της επιχείρησης, όχι από τα objects στο Salesforce. Δύο διαδικασίες καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος ενός Salesforce UAT:

• Lead to cash. Ένα lead έρχεται μέσω web-to-lead, ανατίθεται και μετατρέπεται. Η ευκαιρία παίρνει προϊόντα από τον τιμοκατάλογο, δημιουργείται και εγκρίνεται μια προσφορά, η συμφωνία κερδίζεται και η παραγγελία ή η σύμβαση περνά στην επόμενη ομάδα ή στο επόμενο σύστημα.
• Διαχείριση υποθέσεων. Μια υπόθεση έρχεται μέσω email-to-case ή της πύλης, δρομολογείται στη σωστή ουρά ή στον σωστό εκπρόσωπο, ακολουθεί το entitlement και τα milestones της, επιλύεται με ένα knowledge article, κλιμακώνεται όταν χρειάζεται και κλείνει.

Χωρίστε κάθε διαδικασία σε σενάρια ελέγχου με ένα επιχειρησιακό σενάριο το καθένα, όπως Μετατροπή lead με υπάρχοντα λογαριασμό. Στη συνέχεια ελέγξτε ότι κάθε user story στο εύρος έχει τουλάχιστον ένα σενάριο ελέγχου.

Βήματα που καταλαβαίνουν οι δοκιμαστές της επιχείρησης

Γράψτε κάθε βήμα ως ενέργεια και αναμενόμενο αποτέλεσμα, με τα λόγια του δοκιμαστή. Προσθέστε δεδομένα δοκιμής όπου έχει σημασία. Ένας δοκιμαστής δεν πρέπει ποτέ να χρειάζεται να μαντέψει αν ένα βήμα πέρασε.

Προτεραιότητα και κίνδυνος

Δεν είναι όλα τα σενάρια ελέγχου εξίσου σημαντικά. Σημειώστε το καθένα ως Must, Should ή Could: Must είναι ό,τι πρέπει να λειτουργεί από την πρώτη ημέρα, όπως η δημιουργία μιας προσφοράς ή η δρομολόγηση μιας υπόθεσης. Προσθέστε τον κίνδυνο: τι κοστίζει αν αυτό πάει στραβά μετά τη μετάβαση σε παραγωγή. Οι δοκιμαστές ξεκινούν με τα Must και τον υψηλό κίνδυνο, ώστε οι σημαντικές δοκιμές να γίνουν ακόμη κι αν τελειώσει ο χρόνος.

Προσθέστε και τα αρνητικά σενάρια: ένα υποχρεωτικό πεδίο που μένει κενό, μια έκπτωση πάνω από το όριο, ένας χρήστης που δεν πρέπει να βλέπει μια εγγραφή.

Στο UAT StudioΕισαγάγετε τα σενάρια ελέγχου σας από το Excel με τις στήλες Priority και Risk, ή ξεκινήστε από τα σενάρια Salesforce στη βιβλιοθήκη προτύπων, ένα πρόσθετο σε κάθε πακέτο επί πληρωμή. Οι δοκιμαστές βλέπουν πρώτα τα σενάρια ελέγχου Must.

Δοκιμαστές

Επιλέξτε ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά κάθε μέρα: πωλητές, εκπροσώπους εξυπηρέτησης και τους διευθυντές τους για εγκρίσεις, προβλέψεις και αναφορές. Πάρτε δοκιμαστές από κάθε ομάδα και χώρα που χρησιμοποιεί το Salesforce, γιατί οι διαδικασίες και οι τιμοκατάλογοί τους διαφέρουν.

Πόσος χρόνος

Ζητήστε τον χρόνο ανά δοκιμαστή, όχι ανά ομάδα, και συμφωνήστε τον με τον προϊστάμενό του. Σχεδιάστε τα σενάρια ώστε κάθε δοκιμαστής να ξέρει πόση δουλειά έχει. Κρατήστε χρόνο για επανελέγχους μετά τις διορθώσεις. Οι δοκιμαστές που εξακολουθούν να απαντούν σε κλήσεις ή να επισκέπτονται πελάτες δεν θα τελειώσουν.

Ένα kick-off

Ξεκινήστε με ένα σύντομο kick-off: γιατί η δοκιμή τους έχει σημασία, πώς συνδέονται στο sandbox, πώς καταγράφουν ένα αποτέλεσμα και πώς καταχωρούν ένα ζήτημα. Ζητήστε από κάθε δοκιμαστή να συνδεθεί μία φορά κατά το kick-off. Τα περισσότερα προβλήματα με χρήστες και κωδικούς πρόσβασης εμφανίζονται εκεί, όχι την ημέρα των δοκιμών.

Μία ημέρα δοκιμών ή μία εβδομάδα

• Μία ημέρα δοκιμών, σε μία αίθουσα ή σε μία κλήση, δίνει συγκέντρωση και γρήγορες απαντήσεις. Ταιριάζει σε μικρό εύρος και σε δοκιμαστές που είναι δύσκολο να διατεθούν για περισσότερο.
• Κατανεμημένα σε μία εβδομάδα, σε μπλοκ λίγων ωρών, αφήνει περιθώριο για διορθώσεις και επανελέγχους μεταξύ των μπλοκ. Ταιριάζει σε μια μετάβαση σε παραγωγή με πολλές διαδικασίες.

Σε κάθε περίπτωση, ορίστε μια ώρα για το triage κάθε μέρα.

Κατά τη διάρκεια του UAT

Καταγραφή ζητημάτων

Ένα καλό ζήτημα μπορεί να διορθωθεί χωρίς σύσκεψη. Ζητήστε από τους δοκιμαστές:

• Το βήμα, τι περίμεναν και τι συνέβη αντί γι’ αυτό.
• Ένα στιγμιότυπο οθόνης της σελίδας.
• Τον σύνδεσμο της εγγραφής. Βρίσκεται στη γραμμή διευθύνσεων του browser και οδηγεί τον προγραμματιστή κατευθείαν στην ευκαιρία ή την υπόθεση όπου κάτι πήγε στραβά.
• Τον χρήστη με τον οποίο έκαναν τη δοκιμή, ώστε η ομάδα να ξέρει ποιο προφίλ και ποια permission sets χρησιμοποιήθηκαν.

Στο UAT StudioΗ επέκταση browser για Chrome και Edge εμφανίζει τις δοκιμές σε ένα πλαϊνό πάνελ δίπλα στο Salesforce. Ένα βήμα που αποτυγχάνει παίρνει μαζί του το στιγμιότυπο οθόνης, τον σύνδεσμο της εγγραφής και τα μηνύματα σφάλματος της σελίδας. Ένα ζήτημα εμφανίζει την εγγραφή ως σύνδεσμο, και σε sandbox.

Triage

Εξετάστε τα νέα ζητήματα κάθε μέρα, η επιχείρηση και η ομάδα Salesforce μαζί. Δώστε στο καθένα μια σοβαρότητα και κάποιον που θα το διορθώσει, και αποφασίστε:

• Διόρθωση: ένα πραγματικό πρόβλημα, που διορθώνεται σε αυτή την έκδοση.
• Απόρριψη: το Salesforce λειτουργεί όπως σχεδιάστηκε ή η δοκιμή ήταν λάθος.
• Αίτημα αλλαγής: μια επιθυμία, όχι ελάττωμα. Πηγαίνει στο backlog, όχι σε αυτή την έκδοση.

Επανέλεγχος

Όταν μια διόρθωση γίνει deploy στο sandbox, ο δοκιμαστής που βρήκε το ζήτημα δοκιμάζει ξανά το βήμα. Σημειώστε σε ποιο build έγινε κάθε επανέλεγχος. Μετά από μια μεγάλη διόρθωση, δοκιμάστε ξανά και τις διαδικασίες γύρω από αυτήν.

Ημερήσια κατάσταση

Στείλτε στη διευθύνουσα επιτροπή μια σύντομη ενημέρωση κατάστασης κάθε μέρα: πρόοδος σε σχέση με το πλάνο, ανοιχτά ζητήματα ανά σοβαρότητα και τι εμποδίζει. Μείνετε στα γεγονότα. Καμία έκπληξη στη σύσκεψη go/no-go.

Στο UAT StudioΤο triage γίνεται σε κοινή οθόνη με Fix, Reject και Change request. Το Ready for retest στέλνει email σε αυτόν που κάνει τον επανέλεγχο. Μια ημερήσια επισκόπηση με email ή στο Microsoft Teams δείχνει τα αποτελέσματα και τα ζητήματα της προηγούμενης ημέρας.

Έγκριση και go/no-go

Το UAT τελειώνει με μια απόφαση της επιχείρησης. Συμφωνήστε τα κριτήρια εξόδου πριν από την πρώτη ημέρα δοκιμών, ώστε κανείς να μη διαφωνεί γι’ αυτά στο τέλος:

• Κανένα ζήτημα Critical δεν είναι ανοιχτό.
• Κάθε σενάριο ελέγχου Must έχει περάσει.
• Κάθε ανοιχτό ζήτημα High έχει μια εναλλακτική λύση ή μια ημερομηνία διόρθωσης που αποδέχεται η επιχείρηση.
• Κάθε σενάριο ελέγχου του εύρους έχει αποτέλεσμα.

Ποιος υπογράφει

Ο υπεύθυνος κάθε διαδικασίας δίνει την έγκριση, όπως ο διευθυντής πωλήσεων για το lead to cash και ο επικεφαλής εξυπηρέτησης πελατών για τη διαχείριση υποθέσεων. Επιλέγουν: αποδεκτό, αποδεκτό με όρους ή απορρίπτεται. Καταγράψτε κάθε όρο, με το ποιος τον αναλαμβάνει και έως πότε. Στη συνέχεια η διευθύνουσα επιτροπή αποφασίζει για τη μετάβαση σε παραγωγή.

Τι περιλαμβάνει η αναφορά

• Τι ήταν στο εύρος και τι δεν δοκιμάστηκε.
• Τα αποτελέσματα ανά διαδικασία ή ομάδα και ανά προτεραιότητα.
• Το sandbox, η έκδοση και το build που δοκιμάστηκαν.
• Τα ανοιχτά ζητήματα ανά σοβαρότητα, με την απόφαση για το καθένα.
• Οι εγκρίσεις, με τους όρους τους, και οι γνωστοί κίνδυνοι για τις πρώτες εβδομάδες.

Στο UAT StudioΈγκριση ανά ομάδα: Accepted, Accepted with conditions ή Rejected. Από προεπιλογή, κανείς δεν μπορεί να δώσει αποδοχή όσο υπάρχει ανοιχτό ζήτημα Critical. Η αναφορά go/no-go είναι έτοιμη ως PDF ή ως διαφάνειες μόλις καταχωρηθεί το τελευταίο αποτέλεσμα.

Ένας γύρος regression για κάθε έκδοση του Salesforce

Μετά τη μετάβαση σε παραγωγή, οι εκδόσεις συνεχίζουν να έρχονται: τρεις τον χρόνο. Η καθεμία μπορεί να αλλάξει μια σελίδα, ένα flow ή ένα δικαίωμα. Τα σενάρια ελέγχου του UAT είναι η καλύτερη δοκιμή regression που έχετε, γιατί περιγράφουν ακριβώς τι αποδέχθηκε η επιχείρηση.

• Κρατήστε τα σενάρια ελέγχου μετά τη μετάβαση σε παραγωγή, με τα βήματα, τα δεδομένα δοκιμής και τα αναμενόμενα αποτελέσματά τους.
• Διαβάστε τα release notes της επερχόμενης έκδοσης και ελέγξτε ποιες λειτουργίες ενεργοποιούνται αυτόματα για εσάς.
• Ελέγξτε ότι το sandbox του UAT σας είναι στο sandbox preview και σχεδιάστε τον γύρο μέσα στο παράθυρο του preview.
• Δοκιμάστε ξανά τα σενάρια ελέγχου Must, και τα Should αν υπάρχει χρόνος, με λίγους δοκιμαστές από την επιχείρηση.
• Καταχωρήστε τα ζητήματα όπως στο UAT και διορθώστε τα πριν η έκδοση φτάσει στην παραγωγή.

Στο UAT StudioΕπιλέξτε Salesforce ως CRM του έργου. Η σελίδα των έργων δείχνει τότε τις επερχόμενες εκδόσεις του Salesforce, με την ημερομηνία του sandbox preview, την ημερομηνία της παραγωγής και τα release notes. Το Start a regression round αντιγράφει τα σενάρια ελέγχου που επιλέγετε: Must and Should, Only Must ή All test cases in scope.

Δωρεάν για χρήση

Για όλα όσα πρέπει να οργανώσετε πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το UAT, δείτε τη λίστα ελέγχου UAT για μετάβαση CRM σε παραγωγή, επίσης ως δωρεάν αρχείο Excel. Για το τι κάνει το UAT Studio σε ένα Salesforce UAT, δείτε Salesforce UAT.

Τα Salesforce, Sales Cloud και Service Cloud είναι εμπορικά σήματα της Salesforce, Inc. Το UAT Studio δεν συνδέεται με τη Salesforce ούτε υποστηρίζεται από αυτήν.